Googleドキュメントで、フォルダ共有と複数ファイル・アップロードが可能に

公式ブログによると、Googleドキュメントにおけるフォルダの共有と複数ファイルの一括アップロードが可能になったとの事。

• Shared folders and more in Google Docs【2009/10/12】

Official Google Docs Blog: Shared folders and more in Google Docs via kwout

まず、Googleドキュメントに各自のアカウントでログインし、｢新規作成｣→｢Folder｣をクリックすると、｢▼マイフォルダ｣に｢新しいフォルダ｣ができます。フォルダ名とフォルダ説明を入力すると共に、表示の色も指定できます(別途指定も可能)。

Google_Docs_ShareFolder_CreateNewFolder.jpg (JPEG 画像, 787x407 px) via kwout

｢▼マイフォルダ｣にある作成したフォルダを選択して、右フレーム上部にある｢このフォルダを共有▼｣により、全ユーザに開放するか、特定ユーザと共有するかの設定ができます。

全ユーザ(｢共有するリンクを取得｣を選択)の場合

Google_Docs_ShareFolder_SettingShare_forAll.jpg (JPEG 画像, 793x431 px) via kwout

特定ユーザ(｢招待する｣を選択)の場合

Google_Docs_ShareFolder_SettingShare_forSpecificUsers.jpg (JPEG 画像, 821x574 px) via kwout

全ユーザに指定した場合、ユーザから見られるページがこれ。

共有情報 (全ユーザ) - Google Docs via kwout

特定ユーザから見られるページがこれ。

Google_Docs_ShareFolder_ShareView_forSpecificUsers.jpg (JPEG 画像, 834x394 px) via kwout

次に複数ファイルの一括アップロード。｢アップロード｣をクリックして｢アップロード先フォルダ｣設定し、ファイル選択ボックスで複数のファイルを選択します(進捗状況を表示)。

Google_Docs_ShareFolder_MultiFilesUpload.jpg (JPEG 画像, 629x560 px) via kwout

尚、変換してアップロードできるファイル形式は、

• ドキュメント(最大 500 KB のテキスト)
  HTML ファイル、プレーン テキスト(.txt)
  Microsoft Word(.doc、.docx）、リッチ テキスト(.rtf)、OpenDocument Text(.odt)、StarOffice(.sxw)
• プレゼンテーション(最大 10 MB)
  Microsoft PowerPoint(.ppt、.pps)
• スプレッドシート(最大 1MB)
  カンマ区切り(.csv)
  Microsoft Excel(.xls、.xlsx)ファイル、OpenDocumentスプレッドシート(.ods)
• PDF ファイル(最大 10 MB)

ですが、その他ファイルでも｢Document｣としてアップロードできます(例えば、BMPは独立したDocumentとして、その中の挿入画像となります)。

以下の制限に注意:
ファイルを変換する場合、一部の機能（脚注、目次、変更履歴とコメント、埋め込みグラフ、ピボット テーブル、スライド アニメーションなど）は完全にサポートされない可能性がある。


アップロードした結果

Google_Docs_ShareFolder_MultiFilesList.jpg (JPEG 画像, 813x396 px) via kwout

ファイルの共有機能は、マイクロソフトの｢Windows Live SkyDrive ｣に既にありますが、グーグルにとってファイル共有を進める上で重要な機能となると思います。しかし、全てのファイル形式に対するサポートができていない状態では、｢SkyDrive｣のように全く変換しない処置(物とファイル形式のまま共有蓄積)も必要なのではないかと思いますがどうでしょうか。


 

Googleドキュメントに図形描画機能が実現

グーグルの公式ブログによると、Googleドキュメントに図形を描画する機能を実現したとの事。

Official Google Docs Blog: Drawing on your creativity in Docs via kwout

オンラインサービスではあまりなく、Zoho Showにあるぐらいか････？

図形描画は文書・プレゼンテーション・スプレッドシートの何れでも可能な、共通機能となっています。


実際に使う時には、各ドキュメント形式で｢挿入｣→｢図形描画｣として｢描画図形を挿入｣ウインドウを表示し、その中で基本図形などを組合せて独自のクリップを作ります。

GoogleDocs_ImageEditor_InsertMenyu.jpg (JPEG 画像, 1066x689 px) via kwout

多くの描画用図形を用意されています。実際に作ってみたのがこれ。

GoogleDocs_ImageEditor_PictureFinish.jpg (JPEG 画像, 995x687 px) via kwout

ここで注意。マイクロソフトのExcelやPowerPointと違って、ページに描画図形を入れてから図形を簡単に扱うグループ化するのではなく、最初にグループ化するクリップを描いて挿入する意識をもつと理解が早いと思います。つまり、Wordの描画図形機能(描画エリアを確保してその上に描画)と似た所があります。

この場合、単純な1つの図形を文字の飾りなどに使いたい時などは、操作ステップが増える事になります。



描画の配置は、プレゼンテーションとスプレッドシートではほぼどこにでも可能です(｢グリッドに配置｣の指定[on/off]があり）。
文書の配置では、テキスト文字の間に入れられます(これはWordでも同じ)。その様子がこれ。

GoogleDocs_ImageEditor_InsertPicture.jpg (JPEG 画像, 913x687 px) via kwout

ほぼ共通機能として実現されていますが、ドキュメント内での扱いは形式で少しづつ違っています(プレゼンテーションだけに｢配置順序｣の指定など)ので注意。


 

「Google Docs」のスプレッドシートで、モバイル環境のメニュー表示がでる可能性

「Google Docs」のスプレッドシート・データ検証機能と一緒に実現された機能に、'List view'があります。 この'List view'は、スプレッドシートの'lightweight' versionとされており、本来はモバイル環境で使う事を想定しているものと思われます。

• New features in Google Docs

Google Docs via kwout

しかし、

when you are on a slow Internet connection or when there are more than 50 people accessing your spreadsheet at the same time.

とされています。

＊on a slow Internet connection

は分りますが、

＊when there are more than 50 users trying to access a spreadsheet at the same time

もあって、Docs Helpには、

If you're trying to access a spreadsheet with more than 50 users currently viewing it, you'll automatically be redirected to List view.

とあります。(アンダーラインは筆者が追記)


もし万一(!?)、下の様な(メニュー、スプレッドシート)が表示されても驚かないようにしましょう。尤も、50ユーザが同時アクセスしているような場合は、個人作成の共有ファイルの場合は喜ぶべきでしょうか･･･････!?


モバイル環境でのメニュー

モバイル環境でのスプレッドシート(?)

Google Docs Help via kwout

尚、モバイル環境用のメニューは、ここから自宅PCのブロードバンド・ネットワーク環境で使う事もできます。但し、スプレッドシートは通常のPC用のものになります。


 

グーグルが「Google Docs」のスプレッドシートにデータ検証機能を実現

公式ブログによると、｢Google Docs」のスプレッドシートにデータ検証機能を実現したとの事。

Official Google Docs Blog: Data Validation gives you more control over your spreadsheets via kwout

これはマイクロソフトのExcelにおける｢入力規則｣機能を想定していると思いますが、オンラインサービスとしては、現状でOnSheetやZoho Sheetにもない機能。


そこで実現程度を確認してみる事にしました。特に注目は、メールアドレスのチェックとURLのチェック。これは、マイクロソフトのExcelにも(自宅に手持ちのExcel2003までは)ない機能。

各セルへの設定と各々のデータ検証のチェック結果は以下の通り。

【数値】

GoogleDocs_SheetValidation_NumSettting.jpg (JPEG 画像, 777x446 px) via kwout

結果

GoogleDocs_SheetValidation_NumError.jpg (JPEG 画像, 724x463 px) via kwout

【メールアドレス】

GoogleDocs_SheetValidation_MailSettting.jpg (JPEG 画像, 750x488 px) via kwout

結果

GoogleDocs_SheetValidation_MailError.jpg (JPEG 画像, 691x462 px) via kwout

【URL】

GoogleDocs_SheetValidation_URLSettting.jpg (JPEG 画像, 755x498 px) via kwout

結果

GoogleDocs_SheetValidation_URLError.jpg (JPEG 画像, 703x476 px) via kwout

【文字列】

GoogleDocs_SheetValidation_TextSetting.jpg (JPEG 画像, 764x475 px) via kwout

結果

GoogleDocs_SheetValidation_TextError.jpg (JPEG 画像, 737x460 px) via kwout

【日付】

GoogleDocs_SheetValidation_DateSettting.jpg (JPEG 画像, 750x478 px) via kwout

結果

GoogleDocs_SheetValidation_DateError.jpg (JPEG 画像, 767x482 px) via kwout

この事から、やはりメールアドレスのチェックとURLのチェックには無理があるようです。ドメイン名が殆ど自由になったような状況にあります。精々特定記号と順番ぐらいのチェックしかできないのではないでしょうか?
特に、URLに関してはバグではないかと思います････つまり、｢http://｣と｢/｣に囲まれていると何もチェックしていないのではないか･････


 

グーグル、Google Docsでテンプレートを提供開始

グーグルが、Google Docsでテンプレートの提供を開始しました。Google Docsの文書形式であるドキュメンテーション、スプレッドシート、プレゼンテーションにわたり、ビジネス・プレゼンテーション デザイン・カレンダー＆スケジュール・個人ファイナンスなど、12項目に分類されています。

マイクロソフトのOffice対応では、マイクロソフト自体を始め、多くのサイトから提供されていますので、珍しいサービスではありませんが、Google Docsの文書に対して共有･編集できる機能を有効活用できるようにすると、非常に興味深いものになる可能性があります。


但し、テンプレートは現状英語版のみです。また、ユーザ登録よる手段も無い為、当面は外部からの無料提供手段なども容易にはできそうもありません。


また、通常のGoogle Docsを立ち上げた状態からは、明示的にテンプレートを取り込むメニューがありません。一度、Google Docsを(ログインして)日本語で立ち上げ、このテンプレートのサイトを立ち上げると(テンプレート内容は英語のままですが)メニューは日本語で表示されます。(逆の立ち上げ順番では駄目)

Google Docs Templates

テンプレートを使うにはここからテンプレートを選択し、｢保存して閉じる｣アイコンをクリックすると、(ファイル名を設定して)以降活用できます。(ログインした時のページが別途残ったままになっています)

「Google Docs」がPDFファイルのアップロードをサポート

Googleは、オンライン文書編集サービス「Google Docs」におけるPDFファイルの扱いを可能にしました。具体的には、PDFファイルのアップロード(ローカルファイル、Webファイル）と保存／エクスポート(ローカルファイル)。

PDFファイルは、PCからアップロードの場合は最大10MB、Webからの場合は最大2MBとの事。

WebにあるPDFファイルをアップロードする時は、URLで明示的にPDFファイルとしたものである必要があります。また、次のエラーになる事があります(原因は不明)。

PDFファイル自体の編集はできませんが、共有ができる様になった事になります（が、現状で一般公開はできません)。

「Google Docs」もオフラインでのアクセスが可能に

漸く、「Google Docs」もオフラインでのアクセスが可能になりました。


Googleが１年前に「Google Gears」を発表してから、Zohoが先に「Google Gears」を使ってオフラインで編集可能な「Zoho Writer」の提供を開始していました。


実際に、「Google Docs」の文書で試してみました。確かにオフラインの状態で入力などができましたし、｢保存｣としてもセーブできないというメッセージが出ます。再度ネットワークに接続すると、｢保存｣もできるようになり、オフライン時に入力などをした内容も含めて保存できました。(但し、「自動保存できない状態なので、作業を停止するように」というメッセージが出て驚かされました。システム環境は、Windows XP,IE 6 sp2)


但し、「Google Docs」は立ち上げたままにしておく必要があります。その間にノートPCの持ち運びなどが必要であれば、｢スタンバイ｣状態にして電源を切ります。



「Google Docs」のスプレッドシートとプレゼンテーションについても、オフラインでの操作ができるようになりました。しかし、参照だけができて編集などはできません。ネットワーク切断と入力のタイミングによって、その動作は期待と若干違う(保存ができたり、できなかったり)場合がありますので注意。単純に、スプレッドシートとプレゼンテーションでは、オフラインで編集不可として運用するのが安心です。



一方、１つのオンラインファイルを共有して操作する時の課題もあります。十分に確認できていないので記述しませんが、現状では運用面で注意する必要があります。

GoogleプレゼンテーションでYouTube動画中心の機能確認

前回に、GoogleプレゼンテーションでYouTube動画の貼り付けができるようになった事を確認しましたが、今回は他の機能との組み合わせで確認してみる事にします。



その為に試しのGoogleプレゼンテーションを作って見ました。





ポイントは、

• YouTube動画同士の重ね合わせ
• YouTube動画と他のオブジェクトの重ね合わせ
• PPTやpdfファイルへの外部出力

１．まず、｢YouTube動画同士の重ね合わせ｣については、実際に黄色矢印の動画を再生してください。テキスト｢↓クリックして動画再生｣の背景領域は、｢透明｣となっていることに注意してください。
ここまでは上手く動作していますが、透明なテキスト領域を再生アイコンに重ね合わせると、再生アイコンのクリックが効きません。実際、赤色矢印の動画を再生してみてください(再生できません････)。

(注：Web表示の違い[ページ埋め込み、サイトアクセス、ページ編集画面]により、テキスト領域の位置が乱れます。従って、ページ埋め込みで上記のプロテクトができても、サイトアクセスによる場合は再生できます)

２つの動画を同時に再生すると、ネットワーク負荷と思われる問題(?)で、再生が途中で止まってしまう場合があります。



２．｢YouTube動画と他のオブジェクトの重ね合わせ｣は、｢最前面へ、最背面へ、前面へ、背面へ｣といった操作も含めて、オブジェクトとして同等の操作ができていました。



３．GoogleプレゼンテーションをマイクロソフトのPPTファイルやAdobeのpdfファイルへ外部出力する機能は、ここ2～3ヶ月で追加実現されています。YouTube動画がどのように扱われているかですが、PPTもpdfも画像+ハイパーリンクとして情報が伝わっているようです。ですから、別のウインドウ(またはタブ)でYouTubeのサイトページで再生できます。

【追記】(2008/4/28、11:00)
アプリケーションによって、できる/できない、方法が異なります。


４．講演者ノート(Speaker notes)もPPTファイルに伝わります。PPTをマイクロソフトのPowerPointで読み込み･編集･更新ができました。
また、Googleが無償提供しているStarSuit Impressでも、PPTファイルを読み込み･編集･更新する事ができます。


確認ソフト：
１．マイクロソフト　PowerPoint 2000
２．Adobe reader 8
３．StarSuit 8(Product Update 7) Impress
(但し、動作の保障をするものではありません)

GoogleプレゼンテーションにYouTube動画の貼り付けが可能に

4月25日付「Google　Docs　公式Blog」によると、Googleプレゼンテーションに2つの機能が追加されました。

• 講演者ノート(Speaker notes)の作成
• スライドにYouTube動画の挿入

Official Google Docs Blog: Introducing Speaker notes and YouTube videos

まず、｢スライドにYouTube動画の挿入｣ですが、メニューに｢動画を挿入｣が追加されました。操作は簡単。
｢動画を挿入｣をクリックすると下のウインドウが表示されるので、キーワードを入れて｢検索｣し、動画を選択(□にチェック)後に｢動画の挿入｣をクリック。

実際に作成してみたものがこれ。







｢講演者ノート(Speaker notes)の作成｣も、プレゼンテーションの｢編集｣画面の右下にあるアイコンをクリックするだけで、右サイドに入力エリアが用意されます。

Google スプレッドシートでフォーム機能を追加

Google ドキュメントのスプレッドシートで、フォーム入力を可能とする機能が追加されました。

早速使ってみましたが、日本語環境でもブラウザFirefoxには対応できているようですが、2月9日時点でIEに対しては実質的にテキスト表示/入力などで対応できていません(フォーム上でのテキスト表示/入力を無視しすれば、選択入力などのデータ送信はできます）。
ブラウザFirefoxによる利用が可能な範囲は、入力フォーム作成、フォームからの入力は勿論、｢招待者｣としてメールを受けた場合にフォームからの入力実行も可能です。これはFirefox上で動作させるWebメールGoogle　G-mailで、実行可能な事を確認しました。


そこで、Firefoxによるフォームの作成から入力までを実行してみましたので、その画面を以下に掲載します。
(フォーム画面における編集入力テキストは、順番/画面間連携などは取れていません)

１．まず、Firefoxにより、Googleドキュメントのスプレッドシートを立ち上げ、新規シートを用意します。
(シート１に何かデータを入れ、シート２にフォームからの入力データが入るようにしようとしても、現時点ではシート１に入力できているセルの直ぐ後のセルからの入力となります)

２．｢共有｣タグをチェックします。

(クリックで拡大)

３．(フォームの記入)にチェック、「フォームの編集開始･･･｣ボタンをクリック

(クリックで拡大)

４．フォームを作成して、「Next,choose recipients」ボタンをクリック

(クリックで拡大)

５．フォームへの記入招待者を設定(メールアドレス指定)して、「ユーザーを招待」をクリック。

(クリックで拡大)

６．招待者にメールを送ってから、フォームの編集、廃棄が可能です。

７．ブラウザからのフォーム入力のイメージは次の通り：(下部にそれまでの入力状況を表示)

(クリックで拡大)

Firefoxからアクセスしている場合は、以下の画面クリックでフォーム入力できます。

今年の旅行アンケート（Googleスプレッドシートによるお試し版)

８．得られた結果は、次の通り。(タイムスタンプが付加されています)

(クリックで拡大)

尚、１シートにフォームは１つだけが編集できるようです。


今後の期待として、
（１）ユーザの利便性の為にも、早急にIEに対応すべき。
（２）ブログなどへの埋め込みができるようにして欲しいもの。