2011年11月15日
コミュニケーションシステムの利用(10) － Office365(10) － 最後に一言
Office365には紹介した以外にも多数の機能があります。｢Lync｣サービスでリアルなコミュニケーションをとる機能(インスタント メッセージング、音声通話、ビデオ通話、およびオンライン会議)がありますし、チームサイトの設定では更に多数のサービス機能を追加できるテンプレートがあります。
チームサイトにサービス機能を追加するには、管理者画面の｢サイトとテンプレートの追加｣をクリックして、SharePoint機能テンプレート一覧から必要なサービスを追加します(ブログ機能をインストールしている所がこちら)。
ブログの場合にインストールが終われば、こちらのようにメニューに登録され、利用できるようになります。
一般ユーザからの利用も容易です。
しかし、グループ(チーム)内の運営といえども、ブログのシステム運用となると何らかのサポート体制を組んだ運営でなければ簡単ではないと思われます。他のWebパーツも含めて、ある程度必要な知識を確認しながら慎重に導入する事をオススメします。
2011年11月14日
コミュニケーションシステムの利用(9) － Office365(9) － パブリックWebサイトの作成(5)
前回までで｢グループ活動｣のイベント記事も含めた1パターンが出来ました。今後｢グループ活動｣のイベント毎に記事を追加する場合に、ページの枠を作る所から作業するのは(若干の手間といえども)面白くないので、カスタマイズしたテンプレートを基にテキストや写真などの内容を埋め込めば良いようにしておきます。記事内容のまとめ方を整理する事にもなり材料集めも容易になると思います。
テンプレートの作り方は、先にテンプレートとしてダミーのページをテンプレートとして作ってから、記事を作成していくのが良いのでしょうが、今回は(一般には)幾つか実際に登録できるページを作成しながらコンセプトをまとめ、内容を削除した枠をテンプレートとして登録します。
Webページ一覧でベースとするページ(今回は｢横浜･三渓園｣)にチェックを入れて｢テンプレートとして保存｣をクリックします(こちらを参照)。
テンプレートのタイトルとファイル名を入力して(暫定のテンプレートして)作成します。
テンプレート一覧のページに作成できているのが分ります(こちらを参照)。
次にWebページ一覧の｢ページ｣タブ→｢新しいページ｣で新規ページを作ります。その際に｢テンプレートの選択｣で上で作成したカスタムテンプレートを選択します(こちらを参照)。
今回のテンプレートでは(｢横浜･三渓園｣の)内容がそのまま残っていますので、内容を全て削除します(今後、記事内容が挿入し易いようなコメント入力をしておくと便利でしょう･･･例えば、挿入する写真のサイズ、タイトルの形式、記述する際の注意点など。こちらを参照)。
｢ファイル｣→｢Webページを閉じる｣でWebページ一覧に戻り、改めて上記で作ったページを正式のテンプレートとして登録します。
二重手間のようですが、後でテンプレートを変える回数を減らす意味で必要な作業でしょう･･･
2011年11月11日
コミュニケーションシステムの利用(8) － Office365(8) － パブリックWebサイトの作成(4)
前回から｢パブリックWebサイトの作成｣でWebサイトの構成を若干変えるようにしようとして、まず｢グループ活動」の１つのイベントに関するアルバムページを作りました。今回はそれを含む複数の活動イベントに対するインデックスのような役割をするページを作るようにします。
前回にメニューからリンクされる｢グループ活動｣のページを、｢ニュースリリース｣を想定するテンプレートで作っていますので、｢デザイン｣タブの｢レイアウト｣でゾーン数を増やし、1つのゾーンを選択して｢挿入｣タブの｢表｣をクリックして一覧表を作れるようにします。
そこに、アルバムに関するサムネイル写真やイベント概要などを記述したのがこちら。
アルバムページにリンクを張る為、サムネイル写真を選択して、右クリックメニューの｢ハイパーリンクの作成/編集｣を選択(又は上部の｢ハイパーリンク｣アイコンをクリック)します(こちらを参照)。
こちらでリンク先の選択ができます。他のWebであればURLを入力するようになりますが、今回は｢自分のサイトのページ｣をクリックし、表示されるページ名から選択します。
｢グループ活動｣のページは、｢会社紹介｣を置き換えるのが目的でしたから、｢ファイル｣→｢Webページを閉じる｣で一旦Webページ一覧に戻り、｢会社紹介｣を選んだ上で｢削除｣アイコンをクリックします(こちらを参照)。
次に(｢会社紹介｣の抜けた)メニューの順序を変更します。Webページのどれかを選んでWebページ編集画面として、｢デザイン｣タブの｢階層｣アイコンをクリックした所がこちら。
｢グループ活動｣を｢ホーム｣の下に位置づけるには、｢移動するページを選択｣で｢グループ活動｣を選択し、｢上へ移動｣を何度かクリックします。移動の様子は｢ページの順序｣フィールドで示されます。
こうして出来た｢グループ活動｣のページを一般ユーザから表示したのがこちら。
2011年11月10日
コミュニケーションシステムの利用(7) － Office365(7) － パブリックWebサイトの作成(3)
これまでの｢パブリックWebサイトの作成｣では、予め作られてあるWebサイトのページ改変をしてきました。今回からはWebサイトの構成を若干変えるようにします。｢会社紹介｣のページの代わりに｢グループ活動」のページを作り、そのページからのリンクで活動イベント毎のアルバムページを見られるようにします。
まず、(後でも良いのですが、説明の都合上)｢グループ活動｣のページを作っておきます。こちらのWebページ一覧の｢ページ｣タブで｢新しいページ｣をクリックし、Webページのテンプレートを選択します。今回の｢グループ活動｣に関する適切なテンプレートは無いので、取り敢えず｢プレスリリース｣を選択しておきます。
｢次へ｣をクリックして｢ページ プロパティの選択｣ウィンドーからページタイトルとWebアドレスとなるファイル名を入力します(こちらを参照)。ここでは｢ナビゲーションにこのページを表示します｣にチェックを入れておきます。
｢完了｣をクリックするとページの編集画面になりますが、そのまま暫く保留にしておきます。
次に(｢ファイル｣→｢Webページを閉じる｣で)Webページ一覧に戻って、新たに特定イベントの為のアルバムページを上記のように作ります(こちらを参照)。但し、今回は｢ナビゲーションにこのページを表示します｣にチェックを入れません。個々のイベントのリンクをメニューに入れる事が(デザイン上)できないからで、後に｢グループ活動｣のページからリンクするようにします。
アルバム用の写真は事前にサイズ調整した上で画像としてアップロードしておくか、都度PCからアップロードできます。事前にアップロードするにはWebページ一覧のページで｢画像｣をクリックした先のページで、｢アップロード｣クリックで1画像毎にアップロードします(こちらを参照)。
都度PCからアップロードすると、元画像ファイルのままの取り込みか、(辺が4：3の写真の場合)640×480に縮小されます。画像のレイアウトを考慮する場合は、事前に画像処理ソフト(又はクラウド・サービス)を使って調整しておく事をお奨めします。
さて、｢ニュースリリース｣のテンプレートを流用しているアルバムページは、1つのゾーンからできています。｢デザイン｣タブの｢レイアウト｣メニューから選択して枠(ゾーンの構成)を設定します。そのゾーンを選択して｢挿入｣タブの｢画像｣アイコンをクリックして｢画像の挿入｣ウィンドーでアップロード済みの画像を指定します(こちらを参照。この時点で都度アップロードする事も可)。
こうしてアルバムページを作ったのがこちら。
｢ファイル｣→｢保存して公開｣をクリックすると、一般の人からも見られるようになったのがこちら(但し、ここまでの操作では｢グループ活動｣のページからリンクされていないので見られませんが・・・)。
｢グループ活動｣のページ作成については次回に。
2011年11月09日
コミュニケーションシステムの利用(6) － Office365(6) － パブリックWebサイトの作成(2)
前回の続きでより高度な編集機能を使ってみます。
まず｢場所｣メニューを使って、Webサイトのページへのリンクを示すメニューの表示場所を変更します(こちらを参照)。
次に、ヘッダーのデザインを｢スタイル｣メニューで変更します(こちらを参照)。
更にこれまで標準的といわれるWebサイトページの幅に合わせてきたものを、｢設定｣をクリックしたこちらから、ブラウザの表示サイズに合わせるようにもできます(こちら)。ここでは検索ボックスの設置指定もできます。
幅を広げすぎるとコンテンツの一行も広くなり読みづらくなるとも云われますので、コンテンツを入れるゾーンの幅などを調整したり、レイアウト変えてゾーンを増やしたりする必要があります。(表の要素でテキストの位置指定ができないのは残念･･･!)
｢プロパティ｣→｢検索エンジンの最適化｣タブでSEO対策もできるようになっています(こちらを参照)。
これまでのサービス機能が色々試行錯誤できて、最後にできたページがこちら。
2011年11月08日
コミュニケーションシステムの利用(5) － Office365(5) － パブリックWebサイトの作成(1)
Office365はグループ(チーム)として使えるページだけでなく、一般に公開するページも作る事ができます。このパブリックWebサイトを操作できるのは管理権限を持ったユーザに限られます。
実際に管理者用の画面(こちら)から｢Webサイト｣の｢Webサイトの編集｣をクリックします。
パブリックWebサイトのページ一覧が表示されます。
新規ページを作成する事は別途として、まず予め用意されているページの改訂から始めます。｢サイトマップ｣は各時点で存在するページから自動的に作ってくれるのでそのままとします。｢お問い合わせ｣は目的がはっきりしていてテキストの改訂なのでここでは触れません。会社紹介のページはページタイトルを変える事ができませんので、会社として運営する場合にはこのページを改訂しますが、それ以外の目的で使う場合は新規ページを作る必要があります。
そこで｢ホーム｣の改訂をしてみます。｢ホーム｣をダブルクリックして編集画面に移ります(若干時間が掛かります･･･)。
改訂の手順は色々あるでしょうが、まず｢テーマ｣を変更します。左上の画像をWebサイトの内容を想起させるものに変更します。メニューにある｢テーマ｣のプルダウンメニューから選択して変更します(こちら)。
この｢テーマ｣は運営するWebサイトで共通になり、全てのページに共通感を持たせる役割を果たします。基本的な共通感を持たせる機能として背景のカラー変更があります。また、｢ナビゲーション」でのページタブの順番を変更する事ができます(こちらを参照)。
ページの背景イメージはこちらのように画像をアップロードして設定できます。今回は背景イメージと提示画像を兼ねるようにしました。というのも、画像ファイルのサイズを表示画面に合わせて縮小してくれます(or してしまいます･･･元々は2,592×1944ですが、640×480へ)。
内容を入力するのは(赤点線内の)｢ゾーン｣になりますから、横のサイズを調整しながら必要なテキストを入力します。縦方向のサイズ変更はenterキーで改行して調整します。
ゾーンの配置やサイズ調整は若干厄介な場合もあります(完全な自由が利かない･･･)が、｢レイアウト｣を変更して配置を変える事ができます(こちらを参照)。
ヘッダーエリアのサイト説明テキストやフッターなどもこちらのように変更できます。
より高度な編集機能については次回にします。
2011年11月07日
コミュニケーションシステムの利用(4) － Office365(4) － グループでできる基本機能(イベント開催日の候補をメールでアンケート)
今回はグループ(チーム)として使える基本機能で、忘年会の開催日の調整をしてみます。カレンダーで候補日を提示し、開催日と出席想定者をマトリックスとする表に、メールでこのページに入力するよう依頼する事で可能状態を確認しようという方針です。
その為に作成したページがこちら。3人程度では余り効果を感じられないでしょうが、十数名になったら幹事の手間隙を考えると意味があるかも知れません･･･
サイトのページを作った後、レイアウトを決めカレンダーと表の挿入をし、カレンダーには候補日を、表には開催候補日と出席想定者の名前を入力しています(ここでは使っていませんが、表のデザインが選択できます)。
｢ページ｣タグの｢リンクを電子メールで送信｣をクリックすると、Windows Live Mailが立ち上がります(こちら)。
出席想定者にメールで依頼し、受け取ったメールのURLをクリックすれば、このページにアクセス･更新ができます。
管理者によるSharePoint下のメールアドレス登録は、Live Mailのメールアドレスには登録されませんので、別途追加する必要があります。未だ、製品間の融合ができていないようです(Office統合直後と同じ様････)。
尚、カレンダーと表のWebパーツを相互に利用アクセスしようとするとおかしな動きをします。
2011年11月03日
コミュニケーションシステムの利用(3) － Office365(3) － グループでできる基本機能(アルバムページの作成)
こちらでコミュニティの管理機能、こちらでユーザが活用する機能の基本について投稿しました。今回からはグループ(チーム)として使える基本機能です。
Office365にログイン後の｢ホーム｣ページで、｢チーム サイト｣をクリックした所がこちら。
そこに明記してある通り、Microsoft SharePointの機能(の一部)が使えるようになっています。SharePointはウェブブラウザをベースとしたコラボレーションやドキュメント管理を行うプラットフォームで、多くの機能はWebパーツと呼ばれるものによって構成されています。
｢チーム サイト｣は管理者が代表となるグループ内での共有ページで、管理者が設定する(左フレームからリンクされる)ページに各ユーザから新しい情報を登録したり、通知などの投稿をする事ができます。登録されているドキュメントも(ページ上の一覧よりクリックで)見る事ができます。
一般のユーザも[+ 新しいページの追加]でページを｢サイトのページ｣の下に作る事ができます(左フレームからリンクされない)。
これらのページに掲載する要素をWebパーツなどで構成するように設定し、情報を埋め込みます。
実際に一般ユーザは[+ 新しいページの追加]をクリックして、ポップアップするウィンドーで｢新しいページ名｣(例では｢横浜・三渓園 行楽写真｣)を設定すると、｢サイトのページ｣のページ一覧に作成されています(こちらを参照)。
ページを選んで編集アイコンをクリックし直ぐにテキストを入力する事もできますが、ページのレイアウトを指定するとページを有効に使えます(こちらを参照)。
編集ツールの｢挿入｣→｢その他のWebパーツ｣から、こちらのようにレイアウトの要素にWebパーツ｢イメージビューアー｣を挿入して画像を配置できます。
また、HTMLのタグに対応するように書式を設定する事ができます(こちらを参照)。
写真のタイトルに｢イメージビュ－アー｣となっている部分は、Webパーツの編集機能で変更できます。
本来であれば、｢画像ライブラリ スライド ショー｣というWebパーツがあるのですが、画像ライブラリを作る機能が契約プラン P1 には無いようなので使えません・・・
2011年11月02日
コミュニケーションシステムの利用(2) － Office365(2) － ユーザからできる基本機能
こちらでユーザの作成をしていますので、今回はユーザとして使ってみます。
こちらからユーザとしてログインするとこちらの画面になります。
基本的な機能として、メールとカレンダーの他にOffice Webソフトが使えます。但し、Office Webソフトの機能範囲は限定されています。｢チームサイト｣の項目を見て分る通り、個人毎の(他のユーザから見えない)保存フォルダは無いので個人の文書を作成するというよりも、チームで文書を共有する事が目的です。
そうは云っても簡単な文書はウェブ上で直接に新規作成できます。例えば、こちらやこちら。
Word Webアプリでは写真の縮小はできませんが、PowerPointではワクに入るよう写真を最適化してくれ、PowerPointのページノートが入力できます。
閲覧表示(プレビュー。こちらを参照)とローカルプリンターへの印刷もできます。
メール機能はこのような画面になり、通常のメール機能と変わりません。
メッセージの作成で送付先の選択も自然にできます。管理者によって登録されたユーザのメールアドレスは、｢宛先...｣や｢CC...｣をクリックすると一覧が出て選択ができるようになります。
凝ったメール・メッセージにはできません(htmlメールの受け取りはできます)が、基本的にクラウドに文書を置くのでテキストレベルの作成・編集ができれば十分でしょう。
2011年10月24日
コミュニケーションシステムの利用(1) － Office365(1) － 管理者登録とユーザ作成【改訂】
ソーシャル・ネットワーキング・サービス（Social Network Service、SNS)としてmixiやFacebookが良く使われ、最近は｢Google＋｣が話題になっています。
SNSは名前の通り広く友達を探して繋がる事を目的としている事もあって、セキュリティの課題が常に付きまとっています。友達の範囲はある程度限定できて、その中での親交を深める目的であれば、グループウエアや中小規模企業向けのオフィースシステムを使うのが良いかも知れません。
グループウエアや企業向けシステムは、これまでコンシューマには近寄りがたい点がありました。しかし昨今は使い易くなった上、低価格になってきました(無料のサービスもあります)。
そこで、ウェブアプリケーションによるサービスで、中小規模を想定したグループウエアやオフィースシステムを幾つか取り上げて使ってみる事にしました。
まず最初に、文書のWord・ExcelやメールのOutlookなどを中心とし、PCでローカルに使う場合と近い事を売りにしている、マイクロソフト社のOffice365を使ってみる事にします。
小規模を想定すると、｢Office 365 for professionals and small businesses ｣(プランP1)という事になります。
現在30日間の無料試用サービスがありますので実際に使ってみます。
まず、こちらから｢試用版の入手｣をクリック。
更に、こちらで｢プランP試用版の入手｣をクリックしてサインアップします。
画面に従ってユーザ登録します。登録が終わると、このユーザアカウントが10ライセンスとサブドメイン｢xxxx.onmicrosoft.com｣の管理者になります。また、サブドメイン対応のメールアドレスが割り当てられています。
管理者としてログインするとこのような画面になります。
まず、管理者としてコミュニケーションする人達の登録をします。｢ここから開始する｣の第4項にある｢管理者｣をクリックします。管理者の画面(こちら)から｢ユーザー｣→｢新規(ユーザー)｣でユーザーの登録をします(こちらを参照)。
全ての項目を入力をしても良いのですが、必須なのは表示名とユーザー名(メールのID)です。後は画面に従って設定しますが、デフォルトのままで十分です(但し、未設定分の情報はユーザのプロフィール画面から変更できないようです・・・)。
ユーザの一時パスワードを管理者のメールアドレスに送る事ができますので、コミュニケーションする人達に転送して各人のパスワードを設定してもらいます。
転送されたメールで指定するサイトからパスワードの設定をします。その際、パスワードのレベルが不十分だと設定できませんので注意してください。
今後ユーザがパスワードを忘れたなどの対処も、管理者画面からパスワードをリセットして一時パスワードを設定する事ができます。
【改訂】2011年10月25日 15：45 PowerPointに関する記述誤りの修正
