2014年01月27日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(10) － 愛称プロフィール
前回投稿で「プロフィールをグループ毎に変更できる機能がある」としましたが、今回はその愛称(別名)プロフィール機能です。
そこでは「鈴木」さんから「岡本」さんに送ったメッセージを「鎌倉」さんが受けて回答しようとしていました。それはこちらの様に「メイン」プロフィールで｢鎌倉」さんという人が、「芸術家気取り」というプロフィールを持つ｢岡本｣さんを設定している(こちらを参照)からです。
この機能はSNSによるコミュニケーションが盛りな今の時代に非常に合っていると思います。上記の例では親しくなった(実際に顔を合わせる)時に違和感を感じる事があるかも知れません。愛称(あだ名)ぐらいなら良いかも。或は最初、メインのプロフィール以外ではパーソナル情報の詳細を入れないで、親しくなってから詳細情報を入れるといった使い方もできます。
2014年01月25日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(9) － メッセージ
今回は無料グループウェア｢サイボウズLive｣でメッセージ機能を使ってみます。
グループと独立な上部の｢メッセージ」タブ→｢メッセージを作成する｣の画面(こちら)から、特定の人(or人たち)にメールと同じように送る事ができます。
実際にこちらの内容を送った場合に、受けた側の画面がこちらになります。
ここで注意して欲しいのは、「岡本」さんに送ったメッセージを「鎌倉」さんが受けて回答しようとしている事です。これはプロフィールをグループ毎に変更できる機能があるからですが、この点は次回にします。
一方、こちらの様にタイトルだけの短い文章で承諾だけを求めたいような場合、こちらの様にFacebookなどのようなSNSと同様な｢いいね！｣をクリックするだけで回答する事もできます。
この場合に送信側でメッセージの画面を見ると、こちらの様に｢いいね！｣アイコンが立ちます。
この手段がある事を認識しないと見落としてしまいそうですが･･･
尚、回答があったかどうかは、メッセージ一覧の更新者を見る事で認識できます(こちらを参照)。
2014年01月22日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(8) － アンケート
今回は無料グループウェア｢サイボウズLive｣でアンケートの作成・集計機能を使ってみます。
先ずアンケート作成ですが、グループメニューの「掲示板」タブ→「トピックの作成する｣のページで、「アンケートを作成する」によってアンケートの質問と回答候補を作成していきます(こちらを参照)。
実際に作ってみたのがこちら。
掲示板に掲載されます(こちら)が、表示した所件名にアンケートである事が判らないので、内容を表示する画面で「変更する」を選択して作成と同様の編集画面で修正した所がこちら(編集画面で、「この更新を通知する」にチェックを入れる事に注意)。
投稿されたアンケートは他のグループメンバーのトップページ(こちら)や掲示板で見る事ができます。
アンケートへの回答例がこちら。
「投票する」をクリックして集計に反映されます。
投票の結果はこちらの様になります。
尚、アンケートは｢締切｣と「削除」もできます。
2014年01月16日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(7) － Googleカレンダーとの同期
今回は無料グループウェア｢サイボウズLive｣でGoogleカレンダーとの同期機能を使ってみます。
ログインした後の各ページのフッターにある「はじめての方へ」の｢連携ツール｣のページ(こちら)で、｢サイボウズLiveシンク for Windows」をインストールします。
インストール後にタスクトレイから｢サイボウズLiveシンク」を起動し(こちらを参照)、誘導に沿って
- 同期する間隔
- (「編集」をクリックして)ログインID
- 同期対象の登録(こちらを参照)
｢サイボウズLiveシンク」の初期設定はこちらから編集できます。
最後にこちらの様に｢サイボウズLiveシンク」への右クリックメニューから同期の実行をします(設定により自動的に同期の場合もある)。
これらの結果として｢サイボウズLive」のマイカレンダーにスケジュールが反映されています(こちらを参照)。一方、Googleカレンダーには｢サイボウズLive」のマイカレンダーの予定は反映されません。
「ご利用上の注意」として次の通りに示されています。
- 予定が同期される範囲は、同期実行日を起点に1週間前から4週間後まで
- スケジュールが同期されるのはパソコンの電源がONの状態で、「サイボウズLiveシンク」が起動中の場合のみ
- サイボウズLive上では、同期された予定を修正・削除できない
- 「サイボウズLiveシンク」から同期対象の登録を削除すると、サイボウズLive上に同期された予定を一括削除となる
2014年01月14日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(6) － 検索
今回はグループ内での｢検索｣機能を利用してみます。
検索対象とするグループを選択して右上の検索ボックスにキーワードを入れて検索した結果がこちら。
結果が多ければ更にキーワードを検索結果の上下にある検索ボックスに追加して検索できる(「絞込検索」)のは便利(こちらを参照)。
絞込検索としては左フレームにある｢検索対象｣と「期間」でもできます(「ToDoリスト」に限定した場合がこちら)。
更に上掲の検索結果で検索オプションを変更して検索方向の変更も可能です(こちらを参照)。
今回の例の範囲では件数が少ないので絞込検索の必要性はなかったのですが、検索対象が多くなれば利便性が実感できると思います。
アカウント対応で参加しているグループに関する全ての対象を検索できると、更に便利になると思うのですが･･･
2014年01月12日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(5) － ToDoリスト【改訂】
今回はグループ毎の「ToDoリスト」を利用してみます。ToDoリストは作業項目を設定・フォローする仕組みです。まずこちらから作業項目の設定をします。
ToDoリストの作業項目にはカテゴリを設定できます(こちらを参照)。
カテゴリに登録していない作業項目はこちらの作業項目毎の「編集する」から設定できます(こちらを参照)。
尚、予めカテゴリーの設定ができている場合には、ToDoリストに作業項目を設定する時点でカテゴリの登録ができます。
ToDoリストを更に有効に或は更に拡張して使いたいと思っていますが、その為にも
- ToDoリストに登録した事項は、担当者のマイカレンダーに表示するようなリストの登録方法への改善(ToDoリストの担当者に対する「ホーム」ページの「ToDo」タブに対応の作業事項を表示します。こちらを参照)
- マイカレンダーでもプロジェクトとは関連付かないToDoリストの登録を可能とする
【改訂】2014年01月13日 02：10 ToDoリストの担当者へToDoリストを表示する事のコメント付記
2014年01月11日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(4) － 設備
今回は「設備」の管理についてです。但し此処でいう「設備」は仮想的なものです。最初に登録されているのが「会議室」と「応接室」です。実際の部屋は｢A会議室」とか「第一応接室」などと呼ばれているかも知れません。一方会議室を共有利用するのは、グループウェア｢サイボウズLive｣とは関係のない人も、別の会議室確保(予約)ルールの下に利用しているかも知れません。
これらを認識した上で「設備」の予約管理について利用してみます。
「設備」は仮想的なものですが、より現実に近づけるようその名前の変更や追加ができます。グループ機能にある「設定」タブ→左メニューの「設備」のページがこちら。
こちらで「設備」の変更、こちらで追加ができ、表示の順序の変更もできます(こちらを参照)。
結果としてこちらの様に設定できます。
次に利用予約登録は、「マイカレンダー」タブ→「予定を登録する」(又は日付にある鉛筆アイコン)によるページ下部の「設備」から予約します(こちらを参照)。
登録された状況はこちらの様に各グループの｢イベント」タブ→設備の選択により見る事ができます。
注意する必要がある点：
- ｢サイボウズLive｣での予約は現実の設備と必ずしも直接関連しないので、現実の設備を管理するルールを別途明確にしておく必要があります。
- イベントの登録と設備の予約登録は(現状は？)別のものとして管理されているようですので、両方に登録する必要があります。
- 設備はグループ毎に設定・管理されています。
尚、「設備」の追加・変更と同様な操作(「設定」タブ→左メニューの「イベント」)で、予定のメニュー名も追加・変更ができます。
2014年01月10日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(3) － カレンダー(予定の登録・参照)
今回は予定などを登録する「マイカレンダー」とグループ毎の「イベント」です(別途｢施設｣がある)。各々は別のレベルの「マイカレンダー」タブと「イベント」タブで登録しますが、公開(共有)機能によって同一のカレンダー上に表示される可能性があります。
先ず「イベント」タブ→「イベントを登録する」からこちらの様にイベントの登録をします。
「マイカレンダー」からはこちらの様に登録します。
ここではグループのメンバーが、各々公開及び非公開の予定を登録しました。
｢鎌倉｣さんから見られる「マイカレンダー」の様子がこちら。
.jpg?psid=1 "サイボウズ_Calendar_MyCalender_View(鎌倉).jpg (JPEG 画像, 1252x824 px)")
｢鈴木｣さんから見られる「マイカレンダー」の様子がこちら。
.jpg?psid=1 "サイボウズ_Calendar_MyCalender_View(鈴木).jpg (JPEG 画像, 1148x876 px)")
予定のタイトルには、どちらから登録した予定なのかを判る様なテキストにしていますので、例えば｢鎌倉」さんの予定には「鈴木」さんの非公開の予定は表示していない事が判ります。イベント(会議)予定はどちらにも表示しています。
マイカレンダーの公開機能を使って空き時間を提示し、会議などの時間調整に使う事ができます。
この様子は、｢イベント」タブで｢他のメンバーから見た自分の予定｣からも確認ができます(「鈴木」さんから見た例がこちら)。
尚、簡易的な(添付ファイルを含まない、詳細な共有設定をしない)予定の登録は、鉛筆アイコンではなくて(「マイカレンダー」とグループ毎の「イベント」の何れもで)こちらからできます。
特に「マイカレンダー」からもイベントの登録ができます。
少し複雑なようですが、一般に公開・非公開の機能があるクラウド上のカレンダーサービスも同様です。｢サイボウズLive｣の場合には公開設定になっていても範囲は或る程度限られますが、一般的なクラウドのカレンダーサービスでは世界中の人に知られる可能性がありますので注意が必要になります。
2014年01月08日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(2) － 掲示板、共有フォルダ
前回にクラウド型のグループウェア｢サイボウズLive｣でグループが(デモですが･･･)できましたので、早速グループウェアの主な機能として挙げられている機能を使ってみます。
先ず上部の「掲示板」タブをクリックして掲示板を使ってみます(こちら)。
第一に上掲のページで「カテゴリ」の横にある「編集する」をクリックして「カテゴリ」を追加します(こちらは3つ追加の例)。
早速中央上部にある「トピックを作成する」をクリックしてトピックを記述します。カテゴリ「国内日帰り旅行」を選んでタイトル・本文を入力し、添付ファイルも付けられます(こちら)。
｢書き込む」をクリックして登録します。ここで｢更新を通知する」にチェックを付けると、他のメンバーに新着情報として通知されます(登録した一般的なメールではない)。
メンバーのトップページから通知を見るとこちらになります。
通知から見る事もできますが、掲示板から見た所がこちら。
返信としてコメントを返したり｢参加｣の申し込みなどができます。
尚、通知の中で｢共有フォルダ｣への添付ファイルとして指定した画像は、｢共有フォルダ」タブのページから｢添付ファイル｣フォルダの中で見る事ができます(こちら)。
｢共有フォルダ｣タブでの操作も「掲示板」と同様です。｢フォルダ｣を作成(「編集する」アイコン)・選択して「ファイルを追加」します。3画像を登録した所がこちら。
勿論、サムネイルをクリックすると拡大画像が見られます。
2014年01月07日
クラウド型の無料グループウェア｢サイボウズLive｣を使ってみる(1) － グループの作成とメンバー招待
サイボウズ社のプレスリリースによると、クラウド型のグループウェア｢サイボウズLive｣の無料利用枠を300名に拡大しました。FacebookやTwitterなどの同じテーマ・趣味を持つ人を集めようとするSNS(social networking service)とは異なり、閉じたコミュニケーションを構築する手段として使ってみます。
- サイボウズLiveの無料利用枠を300名に拡大【2013.12.19】
グループウェア(Groupware)は、企業などの仕事で連携する組織・プロジェクトにおいて業務の効率化を目指したものですが、自治会・クラブとか趣味の会とかのリアルな世界で既に繫がりのあるグループでも、閉じた範囲での情報を伝え連携していく手段として有効であると思います。
グループウェアの主な機能として挙げられている機能の内、｢サイボウズLive｣は業務の効率化に関わるワークフロー(電子決済)機能を除いて全て持っています。分かり易いマニュアルがこちらにあるので、主要なやりたい(用意する)操作の流れを中心に何回かに分けて紹介します。
参加する全ての人が無料のアカウントを持つ必要があります。最初に中心となる管理者がこちらからユーザ登録します。登録し終わって最初に表示されるのがこちら。
早速グループを作ります。「グループを作る」アイコンをクリックするとこちらのページになります。
グループ名を設定しアイコンを撰びます(「詳細設定」で招待可能範囲を選択できる。こちらを参照)。「作成する」アイコンで取り敢えずグループ作成だけで一旦終わる事もできます(後刻にメンバー名簿」タブからメンバー招待もできる)が、「メンバーの設定へ」アイコンで引き続き招待メールを送る操作ができます(こちら)。
招待メールにあるURLをクリックする事でグループに参加できます。一人のメンバーが参加した状態がこちら。
グループの削除は管理者以外のグループメンバーを削除してから行います(尚、現状はIE 11でこの作業はできません。こちらを参照)。
